عند الشروع في صياغة العقد لابد من مراعاة الخطوات والقواعد التي يجب اتباعها ومراعاتها والتي يمكن إيجازها في الآتي :-
1/ معرفة القوانين ذات الصلة بالعقد
ضرورة الإلمام بكافة القوانين واللوائح المالية والمحاسبية والتوجيهات الصادرة من الجهات ذات الصلة مثل وزارة المالية ومجلس الوزراء وذلك بالتفصيل الوارد بمنشور السيد وزير العدل رقم (1) لسنة 2008م حول ضوابط إبرام العقود الحكومية .
كما يجب مراعاة القوانين التي تحظر التعامل مع جهات معينة أو مع منتجاتها كما في حالة الحظر المفروض على التعامل مع دولة إسرائيل.
2/ تحديد مكان إبرام العقد :-
ويرد هذا المحور دائماً في ديباجة العقد وتأتي أهميته في تحديد جهة الاختصاص في حالة وجود تنازع في الاختصاص بين الأطراف المتعاقدة.
3/ تاريخ التوقيع على العقد :-
لا بد من الإشارة إلى تاريخ التوقيع على العقد لأنه يشير بدقة إلى واقعة التوقيع خلافاً لكل التعابير التي ترد بنفس المعنى كتاريخ الاتفاق وتاريخ إبرام العقد والتي يشار إليها غالباً في ديباجة العقد.
4/ سريان العقد :-
تاريخ التوقيع على العقد لا يغني عن تحديد فترة سريان العقد لاحتمال اختلاف تاريخ التوقيع على العقد عن مدة سريانه والتي قد تربط بشرط معين مثل دفع المقدم أو استلام الموقع خالياً من الموانع .
5/ تحديد أطراف العقد والموقعين عليه :-
يجب تحديد أطراف العقد وذلك بكتابة اسم الشخص الموقع وصفته فإذا كان الموقع على العقد شخصاً طبيعياً فيجب أن يوقع إذا كان أصيلاً أما إذا فوض غيره فيجب إرفاق ذلك التفويض أما إذا كان الموقع شخصاً اعتبارياً فيجب أن يحدد الشخص الاعتباري من يمثله في التوقيع على العقد فإذا لم يكن الموقع أصيلاً يجب تحديد الشخص المفوض وصفته وإرفاق التفويض.
6/ أهلية الشخص الموقع :-
يجب التأكد من أهلية الشخص الموقع سواء كان شخصاً طبيعياً أو معنوياً ويفضل أن يتم التوقيع في كل صفحة من صفحات العقد خاصة إذا كان العقد يتكون من عدد كبير من الصفحات.
7/ المقدرة المالية والفنية :-
ينص على المقدرة المالية صراحةً في الجانب المتعلق بالتمهيد الذي يلي الديباجة ويجب أن يتأكد المتعاقد من ذلك من خلال السيرة الذاتية للمتعاقد الآخر والذي يقع عليه عبء تنفيذ العقد .
8/ قيمة العقد وطريقة الدفع :-
ينص على قيمة العقد والطريقة المتفق عليها في الدفع حسب ما هو منصوص عليه في لائحة الإجراءات المالية والمحاسبية لسنة 1995م مع وجود الضمانات التي يمكن تلخيصها في الآتي :-
أ/ ضمان الجدية :-
ويقدم في حالة الدخول في عطاء ولا يسترد كشرط لدخول المنافسة وقيمته 2% من قيمة العقد يقدم بشيك أو ضمان بنكي .
ب/ ضمان التنفيذ :-
وهو تأكيد لمقدرة الطرف المتعاقد المالية للوفاء بالتزاماته ويمثل 10% من قيمة العقد ويكمل ضمان الجدية إلى 10% في حالة رسو المزاد على شخص معين قبل التوقيع على العقد ويكون بشيك أو ضمان من مصرف مقبول لدى الطرف الآخر غير قابل للإلغاء أو الاعتراض عليه يدفع عند أول مطالبة وأن تكون مدته كافية وينص على تجديده .
ج/ضمان المقدم المدفوع : -
يدفع قبل استلام مبلغ المقدم وفقاً لما ورد بلائحة الإجراءات المالية والمحاسبية لسنة 1995م بحيث لا يتجاوز نسبة 30% من قيمة العقد مقابل شيك معتمد إلا أن ذلك يتنافى مع الغرض من دفع المقدم والواقع العملي حيث إن المقدم يستغل غالباً للتجهيز لبدء العمل كما في حالة شراء المواد في عقود المقاولات.
كما أن هناك ضمانات أخرى نص عليها القانون مثل ضمان الإنشاءات وفقاً لقانون المعاملات المدنية وقد يكون هناك تعهدات وتختلف عن الضمانات في أنه لا يصاحبها إيداع مالي وتوريد من الشركات والأفراد وتقوم بتوفير جهة مالية إضافية يمكن الرجوع إليها بجانب طرفي العقد .
9/ مستندات العقد :-
هي المستندات ذات الصلة بموضوع التعاقد وتعتبر جزءاً لا يتجزأ من العقد وترفق معه مثل مستندات العطاء والمواصفات وجداول الكميات في عقود المقاولات وشهادة البحث أو التفويض أو شهادة تسجيل شركة معينة ...الخ.
10/ العلاقة بين العقد وملاحقه :-
يجب وضع نص صريح يوضح العلاقة بين العقد وملاحقه والعلاقة بين ملاحق العقد مع بعضها البعض والنص على أن تسود نصوص العقد في حالة تعارضها مع المفاوضات أو ملاحق العقد وكذلك المكاتبات التي تتم بين الأطراف.
11/ مدة العقـد :-
لا بد من تحديد مدة العقد بمدة معينة وفي حالة الرغبة في التجديد يجدد العقد مالم يخطر أحد الطرفين الآخر برغبته في إنهاء العقد على أن يتم إنذار الطرف الآخر بمدة كافية.
12/ التزامات الأطـراف :-
يجب النص على التزامات الأطراف بصورة واضحة حيث تتم الصياغة بصورة تمكن كل طرف من الحصول على الأهداف التي يرجو تحقيقها من خلال التعاقد .
فمثلاً في حالة وجود التزام بسداد ضرائب أو أي رسوم مالية أخرى مفروضة لابد من تحديد الطرف الثاني الذي يقع عليه عبء الالتزام بها بصورة واضحة وكذلك إذا كان العمل مثلاً يتطلب الحصول على ترخيص من الدولة.
13/ الإحـالة :-
يجب النص على التزام الطرف الذي يقع عليه عبء تنفيذ عمل معين بموجب العقد القيام بالعمل بنفسه وعدم إحالته أو إحالة جزء منه أو التعاقد من الباطن مع أي جهة أخرى للقيام بالعمل المتفق عليه إلا بموافقة مكتوبة من الطرف الآخر.
14/ الصيانة :-
لا بد من وجود فترة ضمان لمدة محددة لمعالجة العيوب الخفية على حساب الطرف المنفذ للعقد كما في عقود المقاولات والشراء وكذلك ضمان توفير قطع الغيار بالسوق لمدة قد تمتد إلى العمر الافتراضي لمحل العقد .
15/ التدريب على الوسائل التقنية :-
في كل العقود مع الجهات الأجنبية يجب النص على وجود تدريب للعاملين على استعمال وصيانة الأدوات المستخدمة عن طريق وسائل تقنية حتى لا تضطر الدولة إلى إصلاحها واستعمالها بصورة مستمرة بواسطة الجهة الأجنبية مما يكلف الدولة أموالاً طائلة.
16/ القانون الواجب التطبيق :-
يجب تحديد القانون الواجب التطبيق في العقود بين الدولة وأي دولة أخرى وفي الحالات التي لا يوجد فيها نص تطبق قواعد القانون الدولي الخاص وقد تضمن تلك القواعد في القوانين الوطنية.
17/ الظروف القاهرة :-
يجب النص على الظروف القاهرة والتي تعرف بأنها الظروف التي لا يمكن التحسب لها وأخذها في الاعتبار عند التعاقد وتقتصر على الحوادث الكبيرة مثل الحروب والزلازل ...الخ .
18/ طرق حل المنازعات :-
من الأفضل حل النزاعات ودياً ثم اللجوء إلى التحكيم في حالة الفشل ويجب تحديد القواعد التي تحكم اختيار المحكمين وإجراءاته والنص على أن يكون القرار نهائياً.
ولكن إذا كانت هناك جهة أجنبية ولم توافق على التحكيم وفقاً للقانون السوداني فإن هناك أنواعاً من التحكيم يمكن اللجوء إليها مثل غرفة التحكيم الدولي بباريس. كما أن هنالك اتفاقيات دولية تنظم بعض أنواع التحكيم .
19/ الشروط الجزائية :-
للطرف المتعاقد الحق في إعطاء نفسه الحق في التعويض الاتفاقي إذا حدث إخلال بالعقد كما في حالة التأخير في التسليم في هذه الحالة ونشير إلى أن المحاكم وهيئات التحكيم لا تحكم بذلك التعويض إذا كانت طبيعته جزائية .
بجانب التعويض الاتفاقي يتم النص على شرط جزائي عام في حالة الإخلال بأي بند من بنود العقد يمنح الطرف المتضرر الحق في الفسخ والتعاقد مع أي جهة أخرى مع إلزام الطرف المخل بدفع فرق السعر والتعويض العادل في حالة الضرر .
20/ زيادة الأسعـار :-
يستحسن إلزام المتنافسين في شروط العطاء بالأسعار لمدة معينة حتى فرز العطاء دون تغيير الأسعـار وإذا كان العقد بالتراضي يجب الاتفاق على كيفية زيادة الأسعار على ضوء النصوص القانونية التي تحكم الزيادة.
21/ إخضاع عقد التنفيذ لشروط التمويل :-
يجب إخضاع التنفيذ لشروط التمويل في العقود التي تمول من قبل طرف ثالث تجنباً لتحمل الحكومة الدفع للطرف الأخير إذا توقف التمويل لأي سبب.
22/ موضوع العقد:-
يجب أن يوضع في الاعتبار منذ اتجاه النية لإبرام العقود بان طبيعة كل عقد هي التي تحدد محتويات بنوده وأن أي عقد له ظروفه وشرائطه التي تميزه عن العقود الأخرى.
23/ صياغة العقد:-
يجب إحكام صياغة بنود العقد بحيث يصبح العقد نظاماً قانونياً متكاملاً، ويشمل ذلك:-
(أ) دقة التعبير بحيث لا تحمل الكلمات والعبارات أكثر من معنى واحد ولا تستخدم كلمات وعبارات مختلفة للتعبير عن ذات الشيء أو المعنى.
(ب) عدم إغفال أي من جوانب العقد حتى لا يتدخل القانون على نحو يتعارض مع رغبة الطرف الحكومي.
(ج) تحديد الآثار التي تترتب على الإخلال بالعقد حتى لا يترك الأمر لتقدير جهة حول النزاعات.
(د) عدم تضمين العقد أحكاماً غير قابلة للتنفيذ في مجال الحد أو الإعفاء من المسئولية أو خلافه.
24/ شكل العقد:-
(أ) يقسم العقد إلى بنود يحمل كل منها عنواناً جانبياً وتقسم البنود إلى فقرات وإذا اقتضى الأمر تقسم الفقرات إلى شرائح.
(ب) ترتب بنود العقد على الوجه الآتي : ـ
ديباجة العقد – التمهيد – قيمة العقد – التزامات الأطراف – تاريخ التوقيع على العقد – مدته – تاريخ سريانه – الشروط الجزائية ووسائل حل النزاعات.
(ج) يكتب اسم كل من أطراف العقد كاملاً مع تحديد صفته التي وقع بها، إن كان شخصاً طبيعياً. أما إذا كان شخصاً اعتبارياً، فيجب أن يشار إلى رقم تسجيله وتاريخه، مع إبراز الشخص الذي يمثله تفويضاً مكتوباً يخوله التوقيع على العقد، ومن ثم إبراز كافة الوثائق الخاصة بذلك، التي تحدد نوعها ورقمها وتاريخ ومكان إصدارها، وأي بيانات أخرى ذات صلة بالوثائق المشار إليها.
(د) يتم تذييل العقد بأنموذج التوثيق المعد بوساطة إدارة العقود مع إفادة واضحة من المستشار القانوني الموثق للعقد، بأن أطراف التعاقد والشهود على علم بمحتويات العقد، وأنه أي المستشار القانوني قد قام بمراجعة المستندات الخاصة بأطراف التعاقد.
25/ تقديم العقود للإدارة:-
(أ) يتم تقديم الطلب الخاص بدراسة العقد لإدارة العقود في شكل خطاب مطبوع بتاريخ ونمرة تسهل الإشارة إليه.
(ب) يرفق مع الخطاب المشار إليه في الفقرة (أ) أصل العقد المراد دراسته وصورة إضافية.
(ج) يوضح في الطلب الكيفية التي تم بها التعاقد وفقاً لأحكام أي من المواد 57 ، 58، 59 من لائحة الإجراءات المالية والمحاسبية لسنة 1995.
(د) تكمل إدارة العقود الدراسة المطلوبة في موعد لا يتجاوز الأسبوع من تاريخ استلام الطلب ومرفقاته.
(هـ) إذا كانت الدراسة المطلوبة تتعلق بملحق لأعمال إضافية لعقد تم إبرامه ابتداءً فيجب أن يرفق العقد الأول مع الملحق